国家安全生产监督管理总局基本建设项目档案管理办法

一、 总　则

1.　为加强国家安全生产监督管理总局（以下简称总局）及直属行政机构、事业单位基本建设（以下简称基建）项目档案管理工作，确保基建项目档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥基建项目档案在工程建设、生产（使用）管理、工程维护和改建扩建中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发[1988]4号）、《重大建设项目档案验收办法》（档发[2006]2号）等有关规定，制定本办法。

2.　本办法适用于总局管理的全部基建项目档案管理工作。

3.　基建项目档案是指在整个建设项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的、具有保存价值的各种形式的历史记录，包括基建项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料以及其它形式与载体的文件材料。

二、基建项目档案的管理

4.　基建项目档案实行集中统一管理，基建项目主管部门、总局档案馆负责监督、检查和指导基建项目的档案工作。总局档案馆负责接收和管理由总局直接管理的总局及所属在京事业单位的基建项目形成的基建项目档案；各省级煤矿安全监察机构负责接收辖区内由其负责的所有基建项目档案；煤矿安全监察分局的基建项目档案，应在项目竣工后三个月内，向省级煤矿安全监察局档案机构移交，煤矿安全监察分局保存复制件或复本；总局所属京外事业单位负责接收管理由其负责的所有基建项目档案。

5.　基建项目的档案工作要与项目建设进程同步，纳入项目建设管理程序。项目申请立项时，即应开始进行文件材料的收集、整理、审查工作；项目竣工验收时，完成文件材料的归档和验收工作。

6.　项目建设过程中，各单位要落实建设单位、工程总承包单位、工程现场指挥机构、施工单位、勘察设计单位、项目监理单位明确一位负责人分管档案工作，并建立与基建档案工作任务相适应的管理机构，配备档案管理人员及库房、设备，制定档案管理制度，在各自的职责范围内搞好基建项目文件材料的收集、整理、归档、保管工作。

三、基建项目文件材料的收集

7.　基建项目各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集；引进技术、设备文件应首先由建设单位或接受委托的单位登记、归档，再行译校、复制和分发使用。

8.　建设单位各机构负责收集、整理项目前期文件以及设备、工艺和涉外文件；勘察、设计单位负责收集、整理勘察、设计文件，并于任务结束后向建设单位移交完整、准确的设计基础材料和设计文件。

9.　建设项目实行总承包的，由各分包单位负责其分包项目范围内文件材料的收集、整理，并提交总承包单位汇总；由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集、整理其承包项目的文件材料，交建设单位汇总、整理；项目监理单位负责收集、整理项目监理文件，基建项目实体完成后向建设单位移交，统一归档。

10.　实行工程建设现场指挥机构管理的建设项目，竣工时由现场指挥机构向建设单位移交完整、准确的项目档案。

四、基建项目文件材料的整理

11.　归档的文件材料要字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字手续完备；需永久、长期保存的文件不得用易褪色的书写材料（如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制；凡为易褪色材料（如复写纸、热敏纸等）形成的并需要永久和长期保存的文件，应附一份复印件。

12.　录音、录像文件应保证载体的有效性；长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。

13.　基建项目档案的保管期限分为：永久、长期（15－50年）、短期三种，其实际保管期限不得短于建设项目的实际存在（使用）年限。基本建设项目文件材料归档范围和保管期限表见附件。

五、基建项目档案验收

14.　基建项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。验收主管单位应当通知有关档案管理部门派员参加基建项目竣工验收。项目档案验收应在项目竣工验收3个月之前完成。

15.　总局档案馆参加总局投资管理的总局及所属在京事业单位的基建项目档案验收。其他单位的档案管理机构参加本单位负责接收的基建项目档案验收。

16.　基建项目档案验收应成立以基建项目主管部门、档案管理部门及专业技术人员共同组成的项目档案验收组，并以召集验收会议的形式进行。项目的建设单位、设计、施工、监理和生产运行管理（或使用）单位的有关人员列席会议。

17.　项目档案验收会议的主要议程包括：

⑴　项目建设单位汇报项目建设概况、项目档案工作情况；

⑵　监理单位汇报项目档案质量的审核情况；

⑶　项目档案验收组检查项目档案及档案管理情况；

⑷　项目档案验收组对项目档案质量综合评价；

⑸　项目档案验收组形成并宣布项目档案验收意见。

18.　项目档案验收组检查项目档案时，采用质询、现场查验、抽查案卷的方式。抽查重点为项目前期管理性文件、隐蔽工程文件、竣工文件、质检文件、重要合同、协议等。

19.　项目档案验收内容主要包括检查项目档案的基础管理工作，项目档案的完整、准确、系统情况，项目档案的安全管理。

⑴　项目档案的基础管理工作包括项目建设单位（法人）建立健全项目档案管理各项制度、工作程序及执行情况；项目建设单位（法人）对项目档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效监督、指导情况；管理项目档案的部门、人员及工作责任制的落实情况及档案管理人员的培训情况；项目档案管理工作经费的落实情况及必备的办公设备和信息化管理情况。

⑵　项目档案的完整、准确、系统情况包括项目文件材料的收集、整理、归档情况；项目档案的整理、移交是否符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）及《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）。

⑶　项目档案的安全检查包括档案库房的防火、防盗、防有害生物和温湿度控制措施及库房与阅览、办公用房分开情况；档案柜架、卷盒、卷皮等档案装具是否符合标准；归档文件材料的制成材料是否符合耐久性要求；是否采取有效措施保证档案实体和信息的安全等情况。

20.　项目档案验收结果分为合格与不合格。项目档案验收组半数以上成员同意通过验收的为合格。

21.　项目档案验收合格的项目，由项目档案验收组出具项目档案验收意见。

22.　项目档案验收不合格的项目，由项目档案验收组提出整改意见，项目建设单位于项目竣工验收前对存在的问题限期整改，并进行复查。复查后仍不合格的，不得进行竣工验收。

六、基建项目档案的移交

23.　基建项目所形成的全部项目文件在归档前应按档案管理的要求，由文件形成单位进行分类、组卷、装订、编目等整理工作；由建设单位负责进行或组织汇总整理。

24.　除受委托进行项目档案汇总整理外，各施工承包单位应在项目实体完成后三个月内将项目文件向建设单位归档；有尾工的应在尾工完成后及时归档。

25.　基建项目档案验收合格后，建设单位应在项目正式通过竣工验收后三个月内向本单位档案管理机构移交。

26.　建设单位应将移交的基建项目档案按要求排列顺序号并编制两份案卷移交目录，明确档案移交的内容、案卷数、图纸张数等；交接双方当面清点，清点无误由接收人签字后，双方各持一份。

七、附　　则

27.　技术改造项目可参照本办法执行。

　　28.　本办法由国家安全生产监督管理总局办公厅负责解释。

29.　本办法自印发之日起执行。

附件：《建设项目文件归档范围和保管期限表》

附件

基本建设项目文件归档范围和保管期限表

序号	归档文件	保管期限
序号	归档文件	建设单位
1	可行性研究、任务书
1.1	项目建议书及报批文件	永久
1.2	项目选址意见书及其报批文件	永久
1.3	可行性研究报告及其评估、报批文件	永久
1.4	项目评估(包括借贷承诺评估)、论证文件	永久
1.5	环境预测、调查报告、环境影响报告书和批复	永久
1.6	设计任务书、计划任务书、报批文件	永久

2	设计基础文件
2.1	工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明	永久
2.2	地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录	永久
2.3	水文、气象、地震等其它设计基础资料	永久

3	设计文件
3.1	总体规划设计	永久
3.2	方案设计	永久
3.3	初步设计及其报批文件	永久
3.4	技术设计	永久
3.5	施工图设计	长期
3.6	技术秘密材料、专利文件	永久
3.7	工程设计计算书	长期
3.8	关键技术试验	永久
3.9	设计评价、鉴定及审批	永久

4	项目管理文件
4.1	征地、移民文件
4.1.1	征用土地申请、批准文件、红线图、坐标图、行政区域图	永久
4.1.2	征地移民拆迁、安置、补偿批准文件、协议书	永久
4.1.3	建设前原始地形、地貌、状况图、照片	永久
4.1.4	施工执照	永久
4.2	计划、投资、统计、管理文件
4.2.1	有关投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划	长期
4.2.2	概算、预算管理、差价管理文件	长期
4.2.3	合同变更、索赔等涉及法律事务的文件	永久
4.2.4	规程、规范、标准、规划、方案、规定	长期
4.2.5	招标文件审查、技术设计审查、技术协议	长期
4.2.6	投资、进度、质量、安全、合同控制文件	长期
4.3	招标投标、承发包合同协议
4.3.1	招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件	长期
4.3.2	投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件	永久
4.3.3	开标议程、开标大会签字表、报价表、评标纪律、评标人员签字表、评标记录、报告	长期
4.3.4	中标通知书	长期
4.3.5	合同谈判纪要、合同审查文件、合同书、合同变更文件	永久
4.4	专项申请、批复文件
4.4.1	环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防、规划等文件	永久
4.4.2	水、暖、电、煤气、通信、排水等配套协议文件	长期
4.4.3	原料、材料、燃料供应等来源协议文件	长期

5	施工文件
5.1	建筑施工文件
5.1.1	开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要	长期
5.1.2	施工组织设计、方案及报批文件、施工计划、施工技术及安全措施、施工工艺文件	长期
5.1.3	原材料及构件出厂证职、质量鉴定、复验单	长期
5.1.4	建筑材料试验报告	长期
5.1.5	设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等	永久
5.1.6	施工定位（水准点、导线点、基准线、控制点等）测量、复核记录、地质勘探	永久
5.1.7	土、岩试验报告、基础处理、基础工程图、桩基工程记录、地基验销记录	永久
5.1.8	施工日记、大事记	永久
5.1.9	隐蔽工程验收记录	永久
5.1.10	各类工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记录、事故处理报告	永久
5.1.11	工程质量检查、评定	永久
5.1.12	技术总结、施工预、决算	永久
5.1.13	交工验收记录证明	永久
5.1.14	竣工报告、竣工验收报告	永久
5.1.15	竣工图	永久
5.1.16	声像材料	长期
5.2	设备及管线安装施工文件
5.2.1	开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要	长期
5.2.2	施工组织设计、方案及其报批文件、施工计划、技术措施文件	长期
5.2.3	原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单	长期
5.2.4	建筑材料试验报告	长期
5.2.5	设计变更通知、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等	永久
5.2.6	焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录	永久
5.2.7	隐蔽工程检查验收记录	永久
5.2.8	强度、密闭性试验报告	长期
5.2.9	设备、网络调试记录	长期
5.2.10	施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告	长期
5.2.11	系统调试、调试记录	长期
5.2.12	管线清洗、试压、通水、通气、消毒等记录	短期
5.2.13	管线标高、位置、坡度测量记录	长期
5.2.14	中间教交工验收记录证明、工程质量评定	永久
5.2.15	竣工报告、竣工验收报告、施工预、决算	永久
5.2.16	竣工图	永久
5.3	电气、仪表安装施工文件
5.3.1	开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要	长期
5.3.2	施工组织设计、施工及其报批文件、施工计划、技术措施文件	短期
5.3.3	原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单	长期
5.3.4	建筑材料试验报告	长期
5.3.5	设计变更通知、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等	永久
5.3.6	系统测试、整定记录	长期
5.3.7	绝缘、接地电阻等性能测试、校核	长期
5.3.8	材料设备明细表及检验记录、施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告	永久
5.3.9	操作、联动试验	短期
5.3.10	电气装置交接记录	短期
5.3.11	中间交工验收记录、工程质量评定	永久
5.3.12	竣工报告、竣工验收报告	永久
5.3.13	竣工图	永久
5.3.14	声像材料	长期

6	监理文件
6.1	施工监理文件、资料
6.1.1	监理合同协议、监理大纲、监理规划、细则及批复	长期
6.1.2	施工及设备器材供应单位资质审核、设备、材料报审	长期
6.1.3	施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核、施工进度、延长工期、索赔及付款报审	长期
6.1.4	开（停、复、返）工令、许可证、中间验收证明书	长期
6.1.5	设计变更、材料、零部件、设备代用审批	长期
6.1.6	监理通知、协调会审纪要、监理工程师指令、指示、来往函件	长期
6.1.7	工程材料监理检查、复检、实验记录、报告	长期
6.1.8	监理日志、监理周（月、季、年）报、备忘录	长期
6.1.9	各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查记录	长期
6.1.10	施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工安全事故报告	长期
6.1.11	工程进度计划、实施、分析统计文件	长期
6.1.12	变更价格审查、支付审批、索赔处理文件	长期
6.1.13	单元工程检查及开工（开仓）签证、工程分部、分项质量认证、评估	长期
6.1.14	主要材料及工程投资计划、完成报表	长期
6.2	设备采购、监造工作监理资料
6.2.1	设备采购委托监理合同、采购方案、监造计划	长期
6.2.2	市场调查、考察报告	长期
6.2.3	设备制造的检验计划和检验要求、检验记录及试验报告、分包单位资格报审表	长期
6.2.4	原材料、零配件等的质量证明文件和检验报告	长期
6.2.5	开工、复工报审表、暂停令	长期
6.2.6	会议纪要、来往文件	长期
6.2.7	监理工程师通知单、监理工作联系单	长期
6.2.8	监理日志、监理月报	长期
6.2.9	质量事故处理文件、设备制造索赔文件	长期
6.2.10	设备验收、交接文件、支付证书和设备制造结算审核文件	长期
6.2.11	设备采购、监造工作总结	长期
6.3	监理工作声像材料	长期
7	工艺设备文件
7.1	工艺说明、规程、路线、试验、技术总结	长期
7.2	产品检验、包装、工装图、检测记录	长期
7.3	设备、材料采购、招投标文件、合同、出厂质量合格证明	长期
7.4	设备、材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单	长期
7.5	设备图纸、使用说明书、零部件目录	长期
7.6	设备测绘、验收记录及索赔文件	长期
7.7	设备安装调试、测定数据、性能鉴定	长期

8	科研项目
8.1	开题报告、任务书、批准书	永久
8.2	协议书、委托书、合同	永久
8.3	研究方案、计划、调查研究报告	永久
8.4	试验记录、图表、照片	永久
8.5	实验分析、计算、整理数据	永久
8.6	实验装置及特殊设备图纸、工艺技术规范说明书	永久
8.7	实验装置操作规程、安全措施、事故分析	长期
8.8	阶段报告、科研报告、技术鉴定	永久
8.9	成果申报、鉴定、审批及成果推广应用材料	永久
8.10	考察报告、重要课题研究报告	永久

9	涉外文件
9.1	询价、报价、投标文件	短期
9.2	合同、合同附件	永久
9.3	谈判协议、议定书	永久
9.4	谈判记录	长期
9.5	谈判过程中外商提交的材料	长期
9.6	出国考察及收集来的有关材料	短期
9.7	国外各设计阶段文件及设计联络文件	永久
9.8	各设计阶段审查议定书	永久
9.9	技术问题来往函电	永久
9.10	国外设备、材料检验、安装手册、操作使用说明书等随机文件	永久
9.11	国外设备合格证明、装箱单、提单、商业发票保险单证明	短期
9.12	设备开箱检验记录、商检、海关及索赔文件	永久
9.13	国外设备、材料的防腐、保护措施	短期
9.14	外国技术人员现场提供的文件材料	长期

10	生产技术准备、试生产文件
10.1	技术准备计划	短期
10.2	试生产管理、技术责任制	短期
lO.3	开停车方案	短期
10.4	设备试车、验收、运转、维护记录	长期
10.5	试生产产品质量鉴定报告	短期
10.6	安全操作规程、事故分析报告	长期
10.7	运行记录	短期
10.8	技术培训材料	短期
10.9	产品技术参数、性能、图纸	永久
10.10	工业卫生、劳动保护材料、环保、消防运行检测记录	短期

ll	财务、器材管理文件
11.1	财务计划及执行、年度计划及执行年度投资统计	短期
11.2	工程概算、预算、标底、合同价、决算、审计及说明	永久
11.3	主要材料消耗、器材管理	短期
11.4	交付使用的固定资产、流动资产、无形资产、递延资产清册	永久

12	竣工验收文件
12.1	项目竣工验收报告	永久
12.2	工程设计总结	永久
12.3	工程施工总结	永久
12.4	工程监理总结	永久
12.5	项目质量评审文件	永久
12.6	工程现场声像文件	永久
12.7	工程审计文件、材料、决算报告	永久
12.8	环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等验收审批文件	永久
12.9	竣工验收会议决议文件、验收证书及验收委员会名册、签字、验收备案文件	永久
12.10	项目评优报奖申报材料、批准文件及证书	长期